Cos’è la fattura elettronica
La fattura elettronica è un documento fiscale in formato XML (eXtensible Markup Language) che viene emesso, trasmesso e conservato esclusivamente in formato digitale attraverso il Sistema di Interscambio (SDI) dell’Agenzia delle Entrate.
Dal 1° gennaio 2024, l’obbligo di fatturazione elettronica è esteso a tutti i contribuenti, inclusi i forfettari che prima godevano di un’esenzione parziale.
Come funziona il Sistema di Interscambio (SDI)
Lo SDI è l’infrastruttura tecnologica gestita dall’Agenzia delle Entrate che fa da intermediario tra chi emette la fattura e chi la riceve. Ogni fattura elettronica segue questo percorso:
Il flusso della fattura
- Emissione — Il professionista crea la fattura in formato XML e la invia allo SDI
- Controlli formali — Lo SDI verifica: formato corretto, partita IVA valida, coerenza dei dati
- Recapito — Se i controlli passano, lo SDI recapita la fattura al destinatario
- Notifiche — Lo SDI invia al mittente una notifica di esito:
- RC (Ricevuta di Consegna): fattura recapitata con successo
- NS (Notifica di Scarto): fattura rifiutata per errori formali
- MC (Mancata Consegna): impossibile recapitare (la fattura resta disponibile nel cassetto fiscale)
Tempi di trasmissione
- Lo SDI processa la fattura entro 5 giorni dalla ricezione
- In periodi di picco (fine mese, scadenze fiscali) i tempi possono allungarsi
- La data di emissione della fattura è quella indicata nel campo “Data” del file XML
Il Codice Destinatario
Per ricevere le fatture elettroniche serve un codice destinatario: un codice alfanumerico di 7 caratteri che identifica il canale di ricezione.
Come ottenerlo
- Tramite un intermediario (software di fatturazione, commercialista) che ha un proprio codice
- Tramite il portale Fatture e Corrispettivi dell’AdE, registrando il proprio indirizzo PEC
- Tramite Cassio: ricevi un codice destinatario dedicato da inserire nel portale dell’AdE
Dove comunicarlo
- Accedi al portale Fatture e Corrispettivi dell’Agenzia delle Entrate
- Vai su “Registrazione dell’indirizzo telematico”
- Inserisci il codice destinatario fornito dal tuo servizio di fatturazione
- Salva — da quel momento tutte le fatture a te destinate verranno recapitate su quel canale
Con Cassio, ricevi un codice destinatario certificato. Una volta registrato sul portale dell’AdE, tutte le tue fatture passive arrivano automaticamente nella piattaforma.
Struttura del file XML
Il file XML della fattura elettronica segue lo standard FatturaPA (versione 1.2.2) e contiene:
Sezioni principali
| Sezione | Contenuto |
|---|---|
| FatturaElettronicaHeader | Dati del trasmittente, cedente/prestatore (chi emette), cessionario/committente (chi riceve) |
| FatturaElettronicaBody | Dati generali (numero, data, importo), dettaglio righe (descrizione, quantità, prezzo, IVA), dati di pagamento |
Campi obbligatori
- Formato trasmissione: FPR12 (privati) o FPA12 (pubblica amministrazione)
- Codice destinatario: 7 caratteri (o 0000000 + PEC)
- Tipo documento: TD01 (fattura), TD04 (nota di credito), TD06 (parcella), ecc.
- Regime fiscale: RF01 (ordinario), RF19 (forfettario), ecc.
- Natura operazione: N2.2 (non soggette — forfettario), N4 (esenti), ecc.
Tipi di documento
| Codice | Tipo | Uso comune |
|---|---|---|
| TD01 | Fattura | Fattura ordinaria di vendita/prestazione |
| TD02 | Acconto/anticipo su fattura | Pagamento anticipato |
| TD04 | Nota di credito | Rettifica in diminuzione |
| TD06 | Parcella | Specifico per professionisti |
| TD16 | Integrazione fattura reverse charge | Autofattura per acquisti in reverse charge |
| TD17 | Integrazione/autofattura acquisti servizi UE | Servizi da fornitori UE |
| TD24 | Fattura differita | Emessa entro il 15 del mese successivo |
| TD26 | Cessione beni ammortizzabili | Vendita di beni strumentali |
Fattura PA vs fattura B2B
Fattura alla Pubblica Amministrazione (FPA12)
- Formato: FPA12
- Codice destinatario: codice IPA (6 caratteri, univoco per ufficio)
- Obbligatorio indicare il CIG (Codice Identificativo Gara) e/o CUP (Codice Unico di Progetto)
- Richiede la firma digitale del file XML
- La PA può accettare o rifiutare la fattura entro 15 giorni
Fattura tra privati (FPR12)
- Formato: FPR12
- Codice destinatario: 7 caratteri o PEC
- Non richiede CIG/CUP
- Non richiede firma digitale (lo SDI appone il sigillo)
- Il destinatario non può rifiutare la fattura
Autofattura: quando è obbligatoria
L’autofattura (o integrazione) è un documento che il cessionario/committente emette a se stesso in specifiche situazioni:
Casi principali
- Reverse charge interno (TD16): acquisti di servizi soggetti a inversione contabile
- Acquisti intra-UE (TD17/TD18): servizi o beni da fornitori UE
- Acquisti extra-UE (TD17/TD19): servizi o beni da fornitori extra-UE
- Autoconsumo (TD27): uso personale di beni aziendali
Come funziona
- Ricevi la fattura dal fornitore (senza IVA, in caso di reverse charge)
- Emetti un’autofattura con IVA — la invii allo SDI con il tuo stesso codice fiscale come cedente e cessionario
- L’IVA dell’autofattura si registra sia nel registro acquisti che nel registro vendite — l’effetto è neutro
Conservazione sostitutiva
La conservazione sostitutiva (o conservazione digitale a norma) è l’obbligo legale di conservare le fatture elettroniche per 10 anni in formato digitale, garantendone:
- Integrità: il documento non è stato alterato
- Autenticità: il documento proviene dal soggetto dichiarato
- Leggibilità: il documento è accessibile e leggibile nel tempo
- Reperibilità: il documento può essere trovato e consultato
Come adempiere
- Agenzia delle Entrate: offre un servizio gratuito di conservazione (va attivato sul portale Fatture e Corrispettivi)
- Software di fatturazione: la maggior parte dei servizi include la conservazione a norma
- Cassio: la conservazione sostitutiva è inclusa in tutti i piani
Errori comuni e come evitarli
1. Codice destinatario errato
La fattura viene scartata dallo SDI con errore. Soluzione: verificare sempre il codice prima dell’invio.
2. Partita IVA del cliente errata
Errore formale che causa lo scarto. Soluzione: usare l’autocompletamento da anagrafica verificata.
3. Natura operazione errata (forfettari)
I forfettari devono indicare natura N2.2 (non soggetto — altri casi) e non applicare IVA. Errore frequente: indicare l’aliquota IVA al 22%.
4. Mancata indicazione della ritenuta d’acconto
Per i professionisti in regime ordinario, la ritenuta d’acconto va indicata nel blocco DatiRitenuta del file XML.
5. Fattura emessa oltre i termini
La fattura immediata va emessa entro 12 giorni dalla data dell’operazione. La fattura differita entro il 15 del mese successivo.
Conclusione
La fatturazione elettronica, dopo un periodo iniziale di adattamento, è ormai prassi consolidata. Per i professionisti, l’aspetto chiave è scegliere un software che semplifichi l’emissione e la ricezione, garantendo la conservazione a norma.
Con Cassio, la fatturazione elettronica è integrata nativamente: emetti fatture in pochi clic, ricevi automaticamente quelle dei fornitori e la conservazione sostitutiva è inclusa. Tutto senza uscire dalla piattaforma.